01Pourquoi les devis font la différence
La première impression compte — y compris pour les offres. Lorsqu'un client potentiel reçoit un devis soigné et professionnel, cela signale compétence et fiabilité. À l'inverse, un tableau Excel bricolé ou un document Word avec des colonnes mal alignées peut semer le doute avant même que le projet n'ait commencé.
Pourtant, de nombreux indépendants suisses créent encore leurs devis manuellement -- souvent avec un modèle de devis. Ils copient des positions depuis d'anciens documents, calculent la TVA à la main et envoient des PDF par e-mail. C'est source d'erreurs, chronophage et — une fois que le client accepte — tout doit être ressaisi dans la facture.
02Ce qui fait un bon devis
Un devis est plus qu'une liste de prix. C'est une offre engageante qui, en cas d'acceptation par le client, peut constituer un contrat. C'est pourquoi il doit contenir certaines informations — tant d'un point de vue juridique que professionnel.
Particulièrement important : la date de validité. Sans échéance claire, le devis reste théoriquement valable indéfiniment — ce qui peut poser problème si vos prix changent. einzly définit automatiquement une date de validité que vous pouvez ajuster individuellement.
03Créer un devis dans einzly — étape par étape
La création d'un devis dans einzly ne prend que quelques minutes. Voici le processus :
Choisissez un client existant dans votre liste de contacts ou créez-en un nouveau. Toutes les informations (nom, adresse, e-mail) sont automatiquement reprises dans le devis.
Ajoutez des prestations ou produits individuels comme positions. Vous pouvez choisir dans votre catalogue de prestations ou saisir de nouvelles positions directement. Quantité, unité et prix unitaire par position.
Si vous êtes assujetti à la TVA, einzly calcule la taxe automatiquement selon vos paramètres. Aucun calcul manuel nécessaire.
Ajoutez une introduction personnelle et une remarque de clôture. Les conditions de paiement et la durée de validité sont définies automatiquement mais peuvent être ajustées.
einzly prend en charge les devis en allemand, français, italien et anglais. Choisissez la langue de votre client — tous les textes et libellés sont traduits automatiquement.
L'aperçu en direct vous montre exactement à quoi le devis ressemblera pour votre client — avec votre logo, votre couleur d'accent et toutes les positions. Enregistrez comme brouillon ou envoyez directement.
04Envoi direct par e-mail
Une fois votre devis prêt, vous pouvez l'envoyer directement depuis einzly par e-mail à votre client. Pas de détour par Outlook, pas de PDF en pièce jointe, pas de copie manuelle d'adresses e-mail.
Le client reçoit un e-mail avec votre logo et un message personnel. Au lieu d'une pièce jointe PDF, l'e-mail contient un lien sécurisé vers le devis. Cela présente plusieurs avantages :
- Pas de PDF qui atterrit dans les spams ou ne peut pas être ouvert
- Vous voyez si le client a ouvert le devis (suivi de statut)
- Le client peut accepter ou refuser directement en ligne
- Vous pouvez ajouter un message personnel à l'e-mail
05Ce que voit votre client
Votre client n'a pas besoin d'un compte einzly. Il clique sur le lien dans l'e-mail et voit une présentation professionnelle du devis — dans son navigateur, sur tout appareil. La vue comprend :
- Votre logo et votre couleur d'accent — le devis a l'air de venir de vous, pas d'einzly
- Toutes les positions avec prix unitaires, TVA et montant total
- Date de validité et conditions de paiement
- Boutons pour accepter ou refuser le devis
- Option de télécharger le devis en PDF
Lorsque le client clique sur « Accepter », vous recevez une notification instantanée. Le statut du devis passe automatiquement à « Accepté » — pas besoin de relancer ou de téléphoner.
06Du devis à la facture — un clic
Le plus gros gaspillage de temps avec les devis manuels : une fois que le client accepte, tout doit être retranscrit dans la facture. Ressaisir les positions, vérifier les montants, recalculer la TVA. Ce n'est pas seulement fastidieux — c'est une source d'erreurs.
Avec einzly, un clic suffit. Sur le devis accepté, vous trouverez le bouton « Transformer en facture ». einzly crée automatiquement une nouvelle facture avec toutes les données :
- Les données du client sont intégralement reprises
- Toutes les positions, quantités et prix sont identiques
- Le calcul de la TVA reste correct
- La facture est liée au devis — traçabilité complète
La facture s'ouvre comme brouillon afin que vous puissiez encore apporter des ajustements si nécessaire (par ex. modifier le délai de paiement ou ajouter une position). Ensuite, vous envoyez la facture directement depuis einzly.
07Suivi des statuts dans le tableau de bord
Dans le tableau de bord des devis, vous voyez d'un coup d'œil où en est chaque devis. einzly utilise un système de statuts clair :
Le devis est créé mais pas encore envoyé. Vous pouvez le modifier à tout moment.
Le devis a été envoyé au client par e-mail. Vous voyez quand il a été ouvert.
Le client a accepté le devis en ligne. Vous pouvez maintenant le transformer en facture.
Le client a refusé le devis. Éventuellement avec une justification.
La date de validité est dépassée sans que le client n'ait réagi.
Ainsi, vous gardez une vue d'ensemble — même avec dix devis ouverts en même temps. Les filtres et le tri vous aident à trouver rapidement le bon devis.
08Comparaison : Word/Excel vs. einzly
Voici une comparaison entre la création de devis classique avec des outils traditionnels et avec einzly :
| Critère | Word / Excel | einzly |
|---|---|---|
| Temps par devis | 20–30 minutes | 5 minutes |
| Calcul TVA | Manuel, sujet aux erreurs | Automatique |
| Envoi | PDF par e-mail (manuel) | Directement depuis l'app |
| Suivi de statut | Aucun | Temps réel (ouvert, accepté, …) |
| Vue client | Pièce jointe PDF | Vue en ligne professionnelle |
| Acceptation en ligne | Pas possible | Un clic pour le client |
| Transformation en facture | Tout ressaisir | Un clic |
| Multilinguisme | Traduire manuellement | 4 langues automatiques |
| Image de marque | Limitée | Logo + couleur d'accent |