En tant qu'indépendant·e en Suisse, tu peux déduire les dépenses professionnelles comme charges — mais uniquement si tu les documentes proprement. Une note de frais t'aide à saisir systématiquement tous les justificatifs et à ne rien oublier lors de la déclaration d'impôts.
Dans notre article Déduire les frais en tant qu'indépendant, tu découvres quelles dépenses tu peux faire valoir. Sur cette page, tu trouves le modèle correspondant.
01Que doit contenir une note de frais ?
Une note de frais complète contient au minimum les informations suivantes par dépense :
| Champ | Description |
|---|---|
| Date | Quand la dépense a-t-elle eu lieu ? |
| Description | Qu'est-ce qui a été acheté ou payé ? |
| Catégorie | Frais de déplacement, fournitures de bureau, logiciels, repas d'affaires, etc. |
| Montant (CHF) | Combien cela a-t-il coûté ? |
| N° de justificatif | Référence au justificatif physique ou numérique |
Grâce aux catégories, tu peux voir en fin de mois ou de trimestre où tu dépenses le plus — et attribuer les bons postes lors de la déclaration d'impôts.
02Télécharger le modèle
Notre modèle Excel contient deux feuilles : la note de frais avec des exemples et un récapitulatif par catégorie avec des formules automatiques.
Avec catégories, numéros de justificatifs et formules SOMME. Remplace les données d'exemple, saisis tes propres frais, c'est prêt.
03Remplir le modèle — étape par étape
Télécharge le fichier Excel et ouvre-le dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc.
Remplace le nom, l'entreprise et la période en haut du document par tes propres informations.
Supprime les lignes d'exemple préremplies et saisis tes propres dépenses. Une ligne par dépense : date, description, catégorie, montant et n° de justificatif.
Chaque dépense nécessite un justificatif — quittance, facture ou relevé bancaire. Numérote les justificatifs (B-001, B-002, etc.) et classe-les physiquement ou numériquement. Plus de détails dans l'article Conserver les justificatifs.
La ligne de total additionne automatiquement tous les montants. Vérifie la somme, imprime le décompte ou enregistre-le au format PDF.
04Catégories de frais typiques
Les catégories suivantes couvrent les dépenses professionnelles les plus courantes. Tu peux les adapter à ton secteur dans le modèle :
- Frais de déplacement : Billets de train, essence, frais de stationnement, vols, hôtel — tout ce qui concerne les déplacements professionnels. Détails sur Indemnités kilométriques et frais de déplacement
- Fournitures de bureau : Papier, cartouches d'imprimante, stylos, classeurs, affranchissement
- Logiciels : Abonnements à des outils comme Adobe, Microsoft 365, logiciel de comptabilité
- Repas d'affaires : Repas d'affaires avec des clients ou partenaires (pas le déjeuner privé !)
- Formation continue : Cours, conférences, ouvrages spécialisés
- Téléphone/Internet : Part professionnelle de ton abonnement mobile et Internet
05Saisir les frais numériquement avec einzly
Au lieu de tenir des listes Excel à la main, tu peux saisir tes dépenses professionnelles en quelques secondes avec einzly — avec téléchargement de justificatifs et catégorisation automatique. En fin d'année, tout est prêt pour la déclaration d'impôts.
- Saisir les dépenses en quelques secondes : Montant, catégorie et justificatif — c'est fait. Pas besoin de tableaux Excel
- Téléchargement de justificatifs : Photographie tes quittances avec le téléphone et télécharge-les directement
- Analyse automatique : Évalue les dépenses par catégorie, mois ou trimestre — en un clic
- Déclaration d'impôts préparée : Toutes les dépenses professionnelles sont proprement documentées et exportables