01Règlement de frais vs. charges d’exploitation
Beaucoup d’indépendants se demandent s’ils ont besoin d’un règlement de frais (Spesenreglement) — comme ils l’ont peut-être connu en tant que salariés. La réponse courte : Non. Un règlement de frais est un document formel qui définit quelles dépenses un employeur rembourse à ses employés en franchise d’impôt. Il s’applique exclusivement aux SA et Sàrl avec des employés et doit être approuvé par l’administration fiscale cantonale.
En tant qu’entreprise individuelle (raison individuelle), vous n’avez pas de frais de personnel — vous êtes à la fois l’entrepreneur et la main-d’œuvre. Vos dépenses professionnelles sont déduites directement en tant que charges d’exploitation dans votre comptabilité et les déclarez dans votre déclaration d’impôts d’entreprise individuelle. Cela signifie que chaque dépense liée à l’activité réduit directement votre bénéfice imposable.
02Qu’est-ce qui est déductible ?
En principe, vous pouvez déduire toutes les dépenses qui sont nécessaires à votre activité et directement liées à votre profession. Voici les catégories les plus importantes :
Fournitures de bureau & logiciels
Cartouches d’imprimante, papier, stylos, classeurs — mais aussi les outils numériques comme Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, logiciels de comptabilité ou outils de gestion de projet. Tout ce dont vous avez besoin pour votre travail quotidien.
Téléphone & Internet
Vous pouvez déduire la part professionnelle de votre abonnement mobile et de votre connexion Internet. En cas d’utilisation mixte (privée et professionnelle), une répartition est nécessaire — par ex. 50 % de l’abonnement mobile comme charge d’exploitation.
Formation continue
Cours, ateliers, conférences, formations en ligne et littérature spécialisée — à condition qu’ils soient liés à votre activité professionnelle. Un cours de langue pour une langue dont vous avez besoin professionnellement est déductible. Un cours de loisirs ne l’est pas.
Vêtements de travail
Attention ici : seuls les véritables vêtements professionnels sont déductibles — vêtements de protection, blouses, chaussures de sécurité ou uniformes. Les vêtements ordinaires (y compris les costumes ou chaussures élégantes) ne sont pas déductibles, même si vous ne les portez que pour le travail.
Repas en déplacement professionnel
Lorsque vous êtes en déplacement pour une visite client ou un salon professionnel, vous pouvez déduire les frais de repas durant le déplacement — consultez notre article sur les indemnités kilométriques et frais de voyage pour plus de détails. En revanche, le déjeuner sur votre lieu de travail habituel ou les repas pendant vos trajets quotidiens ne sont pas déductibles.
Littérature spécialisée & cotisations d’association
Les ouvrages spécialisés, magazines professionnels, abonnements à des revues et cotisations à des associations professionnelles sont déductibles comme charges d’exploitation.
Part du bureau à domicile
Si vous travaillez depuis chez vous, vous pouvez faire valoir une part proportionnelle du loyer, de l’électricité et du chauffage comme charges d’exploitation. Tous les détails dans notre article déduire le bureau à domicile. Le calcul se base sur la superficie de votre espace de travail par rapport à la surface totale du logement.
03Qu’est-ce qui n’est PAS déductible ?
Il est tout aussi important de savoir ce qui ne peut pas être considéré comme une charge d’exploitation :
- Vêtements de tous les jours — y compris les costumes, chemises ou chaussures élégantes. Seuls les vêtements de protection et les vêtements professionnels au sens strict comptent
- Repas sur le lieu de travail / repas de pendulaire — le déjeuner sur votre lieu de travail habituel ou pendant vos trajets est une dépense privée
- Parts privées des dépenses mixtes — si vous utilisez votre téléphone à 50 % à titre privé, cette part n’est pas déductible
- Amendes et contraventions — même si elles surviennent lors d’un déplacement professionnel, elles ne sont jamais déductibles
- Assurances privées — l’assurance maladie de base (LAMal) est une dépense privée et non une charge d’exploitation
04Principes pour la déduction
Pour qu’une dépense soit reconnue comme charge d’exploitation, quatre principes doivent être respectés :
La dépense doit être directement liée à votre activité professionnelle. Elle doit être nécessaire ou au moins utile pour générer vos revenus.
La dépense ne doit pas être excessivement luxueuse. Un ordinateur portable standard est déductible ; un modèle spécial plaqué or sans justification professionnelle ne l’est pas.
Vous avez besoin d’une preuve pour chaque dépense — reçu, facture ou confirmation de paiement. Ceux-ci doivent être conservés pendant au moins 10 ans conformément au CO art. 958f.
Pour les dépenses mixtes (téléphone, voiture, logement), la part professionnelle doit être répartie de manière plausible et traçable.
05Conseil : séparer les parts privées et professionnelles
La solution la plus propre est une séparation claire entre professionnel et privé. Concrètement, cela signifie :
- Compte professionnel séparé : Tous les revenus et dépenses professionnels passent par un compte dédié. Vous avez ainsi une délimitation claire dès le départ
- Abonnement téléphonique professionnel : Si possible, un abonnement séparé pour la téléphonie professionnelle. Sinon : documentez la part professionnelle (par ex. 50 %)
- Calculer la surface du bureau à domicile : Mesurez votre espace de travail et calculez sa part par rapport à la surface totale. Exemple : 12 m² de bureau pour 80 m² d’appartement = 15 % du loyer, de l’électricité et du chauffage
- Documenter la répartition : Consignez par écrit comment vous répartissez les dépenses mixtes. Cette documentation constitue votre preuve lors d’un contrôle fiscal