En tant qu'indépendant·e, tu connais le problème : tu as fourni la prestation, envoyé la facture — mais le paiement se fait attendre. En Suisse, ce n'est malheureusement pas rare. Selon les études, environ 10% des factures ne sont pas payées dans les délais.
Un rappel de paiement professionnel t'aide à réclamer le montant dû sans compromettre la relation client. Nos modèles gratuits contiennent toutes les mentions nécessaires pour un rappel juridiquement correct en Suisse.
01Quand puis-je envoyer un rappel ?
En Suisse, tu peux envoyer un rappel dès que le délai de paiement est échu. Le délai de paiement figure sur ta facture — 30 jours est courant. Si tu n'as pas indiqué de délai, un « délai raisonnable » s'applique (selon le CO art. 102).
- Délai de paiement échu : Dès que la date d'échéance est dépassée, tu peux envoyer un rappel. Tu n'es pas obligé d'attendre.
- Aucune obligation légale de rappel : En Suisse, tu n'es pas tenu d'envoyer un rappel. En théorie, tu pourrais engager directement une poursuite. En pratique, il est toutefois plus judicieux d'envoyer d'abord un rappel.
- Intérêts moratoires dès le rappel : Dès le premier rappel, tu peux facturer des intérêts moratoires de 5% (CO art. 104). Ce droit naît automatiquement avec la mise en demeure.
02Télécharger le modèle
Nous avons créé deux modèles de rappel de paiement gratuits — un pour Word et un pour Excel. Les deux contiennent des textes d'exemple pour le 1er, 2e et 3e rappel avec un ton adapté à chaque niveau.
Modèle professionnel pour le rappel de paiement, le 2e rappel et le 3e rappel. Remplace les textes d'exemple et envoie en PDF.
Mise en page de rappel avec calcul automatique des intérêts moratoires et des frais de rappel. Zone d'impression prédéfinie pour A4.
03Rédiger un rappel — étape par étape
Télécharge le fichier Word ou Excel et ouvre-le dans ton logiciel préféré.
Inscris les données de ton entreprise et l'adresse du débiteur. Veille à l'exactitude des informations — un rappel doit pouvoir être livré sans ambiguïté.
Indique le numéro et la date de la facture d'origine. Ainsi, le destinataire peut immédiatement identifier le rappel.
Adapte l'objet et le ton au niveau de rappel. Le 1er rappel est amical (rappel de paiement), le 2e plus ferme, le 3e fixe un délai avec menace de poursuites.
Mentionne le montant dû, les éventuels intérêts moratoires et fixe un nouveau délai de paiement concret (par ex. « Payable jusqu'au 15.04.2026 »).
Enregistre le rappel au format PDF et envoie-le par e-mail ou par courrier. Pour le 3e rappel, un envoi recommandé est conseillé.
041er, 2e et 3e rappel — les niveaux d'escalade
Dans la pratique, un processus de rappel en trois étapes s'est établi. Chaque niveau devient plus ferme dans le ton et fixe un délai plus court :
| Niveau | Désignation | Ton | Délai | Intérêts moratoires |
|---|---|---|---|---|
| 1er rappel | Rappel de paiement | Amical, factuel | 10–14 jours | Optionnel (5%) |
| 2e rappel | 2e rappel | Ferme, clair | 10 jours | 5% (CO art. 104) |
| 3e rappel | Dernier rappel | Délai + menace de poursuite | 7–10 jours | 5% + frais de rappel |
05Rappel de paiement vs. mise en demeure
Les termes sont souvent utilisés comme synonymes, mais il existe une différence au niveau du ton et de l'effet juridique :
- Rappel de paiement : Un rappel amical que la facture est encore ouverte. Il ne présume pas de mauvaise intention et constitue un premier contact idéal. Juridiquement, il a le même effet qu'une mise en demeure — il met le débiteur en demeure.
- Mise en demeure : Un courrier plus formel qui désigne clairement le retard de paiement. À partir du 2e rappel, le ton devient plus ferme. Le 3e rappel contient typiquement un délai avec menace de mesures juridiques (poursuite).
D'un point de vue juridique, il n'y a pas de différence en Suisse : les deux mettent le débiteur en demeure (CO art. 102). Tu n'es pas non plus obligé d'envoyer trois rappels — un seul rappel suffit pour justifier la mise en demeure.
06Envoyer des rappels automatiquement avec einzly
Au lieu de remplir des modèles à la main, tu peux créer et envoyer des rappels automatiquement avec einzly. einzly détecte les factures en retard et propose le niveau de rappel approprié.
- Détection automatique : einzly te montre les factures en retard d'un coup d'oeil. Tu vois immédiatement quels clients n'ont pas encore payé.
- Rappel en un clic : Sélectionne la facture, adapte le texte et envoie le rappel directement par e-mail — sous forme de PDF professionnel.
- Intérêts moratoires automatiques : Les intérêts moratoires de 5% sont calculés automatiquement et indiqués sur le rappel.
- Suivi de l'historique : Vois d'un coup d'oeil quelles factures ont fait l'objet d'un rappel et à quel niveau elles se trouvent.