01Pourquoi un modèle Excel pour la comptabilité ?
De nombreux indépendants commencent leur comptabilité avec Excel. La raison est simple : il est déjà disponible, ne coûte rien de plus et la barrière d'entrée est faible. Pour un simple relevé des recettes et dépenses selon le CO art. 957, Excel peut suffire — du moins au début.
Le problème : Excel n'offre pas de catégorisation automatique, pas de liaison de justificatifs et pas d'automatisation TVA. Vous devez maintenir chaque formule vous-même, et les erreurs ne sont souvent découvertes qu'au moment de la déclaration d'impôts. Ce que vous devez exactement tenir comme comptabilité obligatoire est expliqué séparément. Malgré tout, un modèle bien structuré est un bon point de départ.
02Que doit contenir un relevé des recettes et dépenses ?
Un relevé correct des recettes et dépenses doit enregistrer tous les flux financiers de manière complète et chronologique. L'administration fiscale attend un aperçu traçable de vos recettes et dépenses.
Description (partenaire commercial, prestation)
Catégorie (conseil, matériel, bureau, etc.)
Montant en CHF (brut)
Taux de TVA (si assujetti)
Montant TVA et montant net
Justificatif associé (facture, quittance)
Choisissez des catégories adaptées à votre activité. L'essentiel est la cohérence : utilisez les mêmes catégories tout au long de l'année pour que le bilan de fin d'année soit exact.
03Notre modèle Excel gratuit
Nous avons créé un modèle Excel professionnel que vous pouvez utiliser immédiatement. Il contient trois feuilles de calcul avec toutes les formules nécessaires.
- Feuille « Einnahmen » (Recettes) : Date, description, catégorie, montant, taux TVA, montant TVA, net — avec formule de somme
- Feuille « Ausgaben » (Dépenses) : Même structure que les recettes — pour toutes les dépenses professionnelles
- Feuille « Übersicht » (Vue d'ensemble) : Total des recettes, total des dépenses, bénéfice/perte et résumé TVA — calculés automatiquement
Gratuit, sans inscription — fichier .xlsx, compatible avec Excel, Google Sheets et LibreOffice.
04Comment utiliser le modèle
Téléchargez le fichier .xlsx et ouvrez-le dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice.
Supprimez les lignes d'exemple et adaptez les catégories à votre activité (p. ex. « Conseil », « Web Design », « Coaching »).
Inscrivez chaque recette chronologiquement. Saisissez la date, la description, la catégorie et le montant. Ne remplissez les champs TVA que si vous êtes assujetti.
Comme pour les recettes : enregistrez chaque dépense professionnelle avec justificatif. N'oubliez pas : cotisations AVS, assurances et amortissements.
La feuille « Vue d'ensemble » calcule automatiquement votre bénéfice et votre charge TVA. Vérifiez mensuellement que tout est correct.
05Les limites d'Excel
Excel fonctionne — mais seulement jusqu'à un certain point. Plus vous avez d'écritures, plus les problèmes s'accumulent :
- Pas de TVA automatique : Vous devez saisir le taux manuellement et vérifier le calcul vous-même. Les erreurs ne sont souvent découvertes qu'au moment du décompte avec l'AFC.
- Pas d'envoi de QR-factures : Excel ne peut pas créer de QR-factures suisses. Vous avez besoin d'un outil séparé.
- Pas de liaison de justificatifs : Les justificatifs sont stockés quelque part sur votre disque dur — pas directement avec l'écriture. L'obligation de conservation de 10 ans devient un cauchemar.
- Pas de clôture annuelle : Pour l'export fiscal, vous devez préparer les données manuellement. Pas d'export PDF automatique, pas de rapports.
- Sujet aux erreurs : Une formule supprimée, une référence de cellule erronée — et tout le calcul est faux.
06Comparaison : Excel vs. einzly
Voici en un coup d'œil où Excel s'arrête et où einzly commence :
| Fonction | Excel | einzly |
|---|---|---|
| Saisir recettes et dépenses | ✓ Manuel | ✓ Catégorisation automatique |
| Calcul TVA | ✗ Manuel / sujet aux erreurs | ✓ Automatique (8.1%, 2.6%, 3.8%) |
| Décompte TVA (AFC) | ✗ Pas possible | ✓ En un clic |
| Créer des QR-factures | ✗ Pas possible | ✓ Standard QR suisse |
| Lier les justificatifs | ✗ Pas possible | ✓ Upload photo directement |
| Clôture annuelle / export | ✗ Manuel | ✓ Export PDF pour le fisc |
| Sécurité des données | ✗ Fichier local | ✓ Sauvegarde cloud (Suisse) |
| Prix | Gratuit | Dès CHF 9/mois |
07Le passage en vaut la peine
Vous avez géré votre comptabilité dans Excel jusqu'ici ? Pas de problème. einzly a été conçu exactement pour cette transition : vous pouvez importer vos données existantes et continuer à travailler immédiatement.
Le plus grand avantage : vous gagnez du temps. Plus de formules manuelles, plus de recherche d'erreurs, plus de calcul TVA séparé. À la place, une comptabilité propre que vous pouvez gérer en quelques minutes par semaine.