Automatiser les charges recurrentes — comment ca fonctionne avec einzly

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01Pourquoi automatiser les depenses ?

En tant qu'entrepreneur individuel, vous avez des charges recurrentes chaque mois : loyer du bureau, hebergement web, stockage cloud, licences logicielles, abonnement telephonique, primes d'assurance. Ces montants changent rarement — mais ils doivent tout de meme etre enregistres dans votre comptabilite chaque mois.

Le probleme : lorsque vous saisissez manuellement les memes depenses mois apres mois, vous finirez par en oublier une, faire une erreur de montant ou choisir la mauvaise categorie. En fin d'annee, des ecritures manquent et votre compte de recettes et depenses ne correspond plus.

La solution : configurez une fois, ensuite tout fonctionne automatiquement. einzly cree la depense chaque mois avec les memes informations — fournisseur, montant, categorie, taux de TVA, moyen de paiement et texte comptable. Vous gardez le controle sans avoir a y penser chaque mois.

Gain de tempsAvec 8 charges recurrentes, vous vous epargnez 96 saisies manuelles par an. Ce n'est pas seulement quelques minutes — cela elimine aussi des sources d'erreurs dans votre comptabilite.

02Comment configurer une charge recurrente

La configuration prend moins d'une minute. Vous creez la depense comme d'habitude et activez en plus une case a cocher.

Etape 1 — Saisir la depense

Ouvrez le formulaire de depenses et remplissez les champs : fournisseur (p. ex. Hostpoint AG), montant (p. ex. CHF 14.90), categorie (p. ex. IT & Logiciels), taux de TVA, moyen de paiement et un texte comptable facultatif. Cela fonctionne exactement comme pour une depense normale.

Etape 2 — Activer la case a cocher

Sous les champs habituels, vous trouverez la case a cocher "Charge recurrente (mensuelle)". Activez-la — einzly creera alors la depense non pas une seule fois, mais automatiquement chaque mois.

Formulaire de depenses einzly avec case a cocher activee pour charge recurrente mensuelle et date de fin optionnelle — Le formulaire de depenses avec la case "Charge recurrente (mensuelle)" et la date de fin optionnelle.

Etape 3 — Definir une date de fin (optionnel)

Si vous savez quand la depense se termine (p. ex. un contrat annuel jusqu'au 31.12.2026), vous pouvez definir une date de fin. Si vous laissez le champ vide, l'automatisation continue indefiniment — jusqu'a ce que vous l'arretiez manuellement.

Premiere depense immediatementDes que vous enregistrez, la premiere depense est creee immediatement. Vous n'avez pas besoin d'attendre le mois suivant.

03Que se passe-t-il ensuite ?

Apres la configuration, einzly travaille en arriere-plan. Chaque mois, une nouvelle depense est automatiquement creee avec les memes informations — meme fournisseur, meme montant, meme categorie, meme taux de TVA.

Vous reconnaissez les depenses creees automatiquement grace au badge "Auto" dans la liste des depenses. Ainsi, vous voyez d'un coup d'oeil quelles ecritures ont ete creees manuellement et lesquelles ont ete generees automatiquement.

Apres la saisie manuelle en mars, les mois suivants sont generes automatiquement.

Les depenses automatiques apparaissent dans votre liste de depenses habituelle et sont integrees dans votre decompte TVA et votre cloture annuelle comme d'habitude. Vous n'avez rien de supplementaire a faire.

04Gerer : Arreter, Activer, Supprimer

Dans le tableau de bord des depenses, vous trouverez une section dediee aux charges recurrentes — reconnaissable a l'icone de cycle. Vous y voyez tous les modeles actifs et arretes d'un seul coup d'oeil.

Chaque modele propose trois actions :

Arreter — Met en pause l'automatisation. Les depenses deja creees restent dans votre comptabilite. Le modele passe au statut "Arrete".
Activer — Reactive un modele arrete. La prochaine execution est fixee au mois suivant. Pratique pour les couts saisonniers ou apres une pause contractuelle.
Supprimer — Supprime completement le modele. Uniquement possible pour les modeles arretes. Les depenses deja creees sont conservees.

Les depenses existantes sont conserveesQue vous arretiez ou supprimiez — les depenses mensuelles deja creees restent dans votre comptabilite. Seule l'automatisation future est concernee.

05Quelles depenses sont adaptees ?

Toute depense qui survient mensuellement pour le meme montant est un bon candidat. Voici les exemples les plus courants pour les independants en Suisse :

Loyer de bureau ou espace de coworking
Hebergement web et frais de domaine (p. ex. Hostpoint, Infomaniak)
Abonnements logiciels (p. ex. Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Figma)
Primes d'assurance (responsabilite civile professionnelle, protection juridique)
Abonnement telephonique et mobile
Stockage cloud (p. ex. Google Workspace, Dropbox Business)
Logiciel de comptabilite (einzly !)
Outils de gestion de projet (p. ex. Notion, Asana)

Ne sont pas adaptees les depenses a montant variable — par exemple les couts de materiel qui different d'un projet a l'autre. Pour celles-ci, vous continuez a creer chaque ecriture individuellement.

06Questions frequentes

Actuellement, einzly ne prend en charge que l'intervalle mensuel. Cela couvre la plupart des charges fixes des independants. Des intervalles supplementaires sont prevus pour de futures mises a jour.

L'automatisation est mise en pause — aucune nouvelle depense n'est creee. Toutes les depenses precedemment creees restent dans votre comptabilite et continuent d'etre incluses dans les rapports et les decomptes TVA.

Si le montant change (p. ex. augmentation de prix d'un abonnement), vous arretez le modele existant et creez une nouvelle charge recurrente avec le nouveau montant. Ainsi, la comptabilite reste correcte pour les mois passes.

Oui. Les depenses creees automatiquement sont traitees exactement de la meme maniere que celles creees manuellement. Le taux de TVA que vous avez selectionne est repris, et l'impot prealable est integre dans le decompte TVA.