01 Wann muss ich die Abrechnung einreichen?
Die Einreichungsfrist hängt von deiner gewählten Abrechnungsmethode ab. Grundsätzlich gilt: Die Abrechnung muss 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode bei der ESTV eingereicht und der geschuldete Betrag überwiesen sein.
| Methode | Periode | Frist |
|---|---|---|
| Effektive Methode | Q1: Jan – März | 31. Mai |
| Effektive Methode | Q2: Apr – Juni | 31. August |
| Effektive Methode | Q3: Jul – Sept | 30. November |
| Effektive Methode | Q4: Okt – Dez | 28. Februar |
| Saldosteuersatz | H1: Jan – Juni | 31. August |
| Saldosteuersatz | H2: Jul – Dez | 28. Februar |
02 Vorbereitung: Was du brauchst
Bevor du dich auf dem ESTV-Portal einloggst, solltest du folgende Informationen bereithalten:
- Gesamtumsatz der Periode – die Summe aller fakturierten Leistungen (inkl. oder exkl. MWST, je nach Methode)
- Umsatz nach Steuersätzen aufgeteilt – wie viel entfällt auf 8.1%, 2.6% und 3.8%?
- Vorsteuer (nur bei effektiver Methode) – die MWST, die du selbst auf Einkäufe bezahlt hast
- Nicht steuerbare Leistungen – z.B. Exporte oder ausgenommene Umsätze
- Zugangsdaten fürs ESTV-Portal – du brauchst eine CH-LOGIN-ID oder ein SuisseID-Zertifikat
Wenn du deine Buchhaltung laufend führst, sind diese Zahlen schnell zusammengestellt. Falls nicht, musst du jetzt alle Belege der vergangenen Monate durchgehen – ein guter Grund, die Buchhaltung monatlich aktuell zu halten.
03 Schritt-für-Schritt: Formular ausfüllen
Die MWST-Abrechnung reichst du online auf estv.admin.ch ein. So gehst du vor:
- Login auf estv.admin.ch. Gehe auf das ESTV-Portal und melde dich mit deiner CH-LOGIN-ID an. Wähle «MWST-Abrechnung» und die entsprechende Abrechnungsperiode.
- Ziffer 200: Gesamtumsatz. Trage hier den Gesamtumsatz ein – bei der effektiven Methode exkl. MWST, bei der Saldosteuersatz-Methode inkl. MWST. Dieser Wert ist die Basis für alle weiteren Berechnungen.
- Ziffer 220/221: Nicht steuerbare Leistungen. Falls du Exporte, Leistungen im Ausland oder von der Steuer ausgenommene Umsätze hast, trägst du diese hier ein. Sie werden vom Gesamtumsatz abgezogen.
- Ziffer 300/310/340: Steuerberechnung. Der steuerpflichtige Umsatz wird nach Steuersätzen aufgeteilt: Ziffer 300 (Normalsatz 8.1%), Ziffer 310 (reduzierter Satz 2.6%), Ziffer 340 (Sondersatz 3.8%). Das Formular berechnet die MWST automatisch.
- Ziffer 400: Vorsteuer (nur effektive Methode). Trage hier die Vorsteuer ein, die du auf deinen Geschäftseinkäufen bezahlt hast. Materialkosten, Software-Abos, Bürogeräte – alles was du mit MWST bezahlt hast.
- Ziffer 500: Zu zahlender Betrag. Das Formular berechnet die Differenz zwischen geschuldeter MWST (Ziffern 300-340) und Vorsteuer (Ziffer 400). Das Ergebnis ist dein zu zahlender Betrag.
- Abrechnung einreichen und bezahlen. Prüfe alle Zahlen, bestätige die Abrechnung und überweise den Betrag auf das ESTV-Konto. Die Zahlungsreferenz bekommst du nach der Einreichung.
Ziffer 220 Abzüge (Exporte): CHF 5'000
Steuerbarer Umsatz: CHF 40'000
Ziffer 300 8.1% auf CHF 40'000: CHF 3'240
Ziffer 400 Vorsteuer: CHF 810
--------------------------------------------
Ziffer 500 Zu zahlen: CHF 2'430
04 Effektive vs. Saldo-Abrechnung
Je nach Methode füllst du unterschiedliche Ziffern aus. Hier der direkte Vergleich:
| Aspekt | Effektive Methode | Saldosteuersatz |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Quartalsweise (4x/Jahr) | Halbjährlich (2x/Jahr) |
| Ziffer 200 | Umsatz exkl. MWST | Umsatz inkl. MWST |
| Steuerberechnung | Ziffern 300/310/340 nach Satz | Branchensatz auf Bruttoumsatz |
| Vorsteuer (Ziffer 400) | Ja, vollständig abziehbar | Nein |
| Aufwand | Hoch (alle Belege nötig) | Gering (nur Umsatz) |
| Komplexität Formular | Mittel bis hoch | Einfach |
05 Häufige Fehler und Tipps
Diese Fehler sehen wir immer wieder bei der MWST-Abrechnung. Vermeide sie, und du sparst dir unnötige Korrekturen und Nachforderungen.
- Falsche Ziffer für den Umsatz. Bei der effektiven Methode gehört der Nettoumsatz (exkl. MWST) in Ziffer 200, bei der Saldosteuersatz-Methode der Bruttoumsatz (inkl. MWST). Diese Verwechslung führt zu einer falschen Steuerschuld.
- Vergessene Vorsteuer. Bei der effektiven Methode hast du Anspruch auf Vorsteuerabzug. Wenn du die bezahlte MWST auf deinen Geschäftsausgaben nicht geltend machst, zahlst du zu viel. Sammle alle Belege mit MWST-Ausweis.
- Steuerbefreite Umsätze nicht abgezogen. Exporte und andere steuerbefreite Umsätze müssen in Ziffer 220/221 eingetragen werden. Sonst zahlst du MWST auf Umsätze, die eigentlich steuerfrei sind.
- Frist verpasst. Die 60-Tage-Frist nach Periodenende ist fix. Richte dir eine Erinnerung ein – oder nutze ein Tool, das dich automatisch erinnert.
- Zahlung vergessen. Die Abrechnung einreichen genügt nicht – du musst den Betrag auch überweisen. Die ESTV sendet nach der Einreichung eine Zahlungsreferenz. Überweise den Betrag zeitnah, um Verzugszinsen zu vermeiden.
06 Wie Einzly dir hilft
Einzly macht die MWST-Abrechnung so einfach wie möglich. Statt manuell durch Belege zu wühlen, bekommst du eine fertige Zusammenfassung mit allen Zahlen, die du brauchst.
- Automatische Berechnung. Einzly berechnet deine MWST-Schuld laufend – egal ob du die effektive Methode oder den Saldosteuersatz nutzt. Am Ende jeder Periode siehst du auf einen Blick, was du der ESTV schuldest.
- Druckbare Zusammenfassung. Du bekommst eine PDF-Zusammenfassung mit allen ESTV-Ziffern (200, 300, 400, 500 etc.), die du eins zu eins ins Online-Formular übertragen kannst.
- Fristenerinnerung. Einzly erinnert dich rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist. So verpasst du keinen Termin mehr.
- Vorsteuer automatisch erfasst. Wenn du Belege in Einzly erfasst, wird die Vorsteuer automatisch berechnet und in der Abrechnung berücksichtigt.
07 Häufige Fragen zur MWST-Abrechnung
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Bei verspäteter Einreichung erhebt die ESTV einen Verzugszins von 4% pro Jahr auf den geschuldeten Betrag. Zusätzlich kann die ESTV eine Ermessenseinschätzung vornehmen, bei der sie deine MWST-Schuld schätzt – oft deutlich höher als der tatsächliche Betrag. Reiche deshalb immer fristgerecht ein.
Kann ich eine eingereichte Abrechnung korrigieren?
Ja. Du kannst innerhalb von 180 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode eine Korrekturabrechnung einreichen. Bei der effektiven Methode nutzt du dafür die Ziffer 280 (Berichtigungen). Bei grösseren Fehlern empfiehlt sich eine direkte Kontaktaufnahme mit der ESTV.
Muss ich eine Abrechnung einreichen, wenn ich keinen Umsatz hatte?
Ja. Auch bei Nullumsatz musst du eine sogenannte Nullmeldung einreichen. Du füllst das Formular normal aus – einfach mit Nullbeträgen. Ohne Einreichung geht die ESTV davon aus, dass du die Abrechnung vergessen hast und kann eine Ermessenseinschätzung vornehmen.
Was ist Ziffer 200 auf dem Formular?
Ziffer 200 ist der Gesamtumsatz – die Summe aller Entgelte für steuerbare Leistungen in der Abrechnungsperiode. Bei der effektiven Methode trägst du hier den Nettoumsatz (exkl. MWST) ein, bei der Saldosteuersatz-Methode den Bruttoumsatz (inkl. MWST).