01 Warum ein sauberer Jahresabschluss wichtig ist
Der Jahresabschluss ist mehr als eine lästige Pflicht. Für Einzelunternehmen in der Schweiz bildet er die Grundlage für die Steuererklärung, gibt dir einen klaren Überblick über die finanzielle Lage deines Geschäfts und ist gesetzlich vorgeschrieben.
Gemäss OR Art. 957 sind alle Einzelunternehmen buchführungspflichtig. Für Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz genügt die vereinfachte Buchführung in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Erst ab CHF 500'000 Umsatz ist die doppelte Buchführung erforderlich.
Ein sauber erstellter Jahresabschluss schützt dich vor Problemen mit dem Steueramt, ermöglicht eine realistische Einschätzung deiner Geschäftsentwicklung und bildet die Basis für fundierte Entscheidungen im neuen Jahr. Zudem benötigst du die Zahlen für deine AHV-Beitragsberechnung.
02 Schritt 1: Belege sammeln und prüfen
Der erste und wichtigste Schritt beim Jahresabschluss: Alle Belege des vergangenen Jahres zusammentragen und prüfen, ob die Sammlung vollständig ist. Fehlende Belege sind die häufigste Ursache für Probleme bei der Steuererklärung.
Folgende Belege solltest du vollständig vorliegen haben:
- Einnahmen-Belege: Alle ausgestellten Rechnungen, Quittungen, Bareinnahmen-Belege
- Ausgaben-Belege: Alle Einkaufsrechnungen, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen
- Bankauszüge: Sämtliche Kontoauszüge aller Geschäftskonten, lückenlos für das ganze Jahr
- AHV-Abrechnungen: Akonto-Rechnungen und allfällige definitive Abrechnungen der Ausgleichskasse
- MWST-Abrechnungen: Alle eingereichten MWST-Abrechnungen (falls MWST-pflichtig)
- Versicherungspolicen: Prämienrechnungen für Geschäftsversicherungen
- Verträge: Miet-, Leasing- und Lizenzverträge mit den zugehörigen Rechnungen
03 Schritt 2: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen
Für Einzelunternehmen mit einem Umsatz unter CHF 500'000 ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) die vorgeschriebene Form der Buchführung. Sie ist deutlich einfacher als die doppelte Buchführung und zeigt auf einen Blick, ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast.
Die EAR gliedert sich in zwei Hauptbereiche: Auf der Einnahmen-Seite erfasst du alle geschäftlichen Einnahmen (Honorare, Verkaufserlöse, Nebeneinnahmen). Auf der Ausgaben-Seite stehen alle geschäftlichen Aufwände (Material, Miete, Versicherungen, Fahrzeug, Telekommunikation, Software, AHV-Beiträge, etc.).
Honorare / Dienstleistungen: CHF 95'000
Nebeneinnahmen: CHF 2'500
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Total Einnahmen: CHF 97'500
AUSGABEN
Büro / Miete: CHF 12'000
Software & IT: CHF 3'200
Telefon / Internet: CHF 1'800
Versicherungen: CHF 2'400
Reise- und Fahrtkosten: CHF 4'500
AHV/IV/EO-Beiträge: CHF 8'480
Übrige Aufwände: CHF 5'120
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Total Ausgaben: CHF 37'500
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GEWINN: CHF 60'000
Dieser Gewinn ist dein steuerbares Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit. Er wird in der Steuererklärung als Einkommen deklariert und dient auch als Basis für die AHV-Beitragsberechnung.
04 Schritt 3: MWST-Jahresabstimmung
Dieser Schritt betrifft dich nur, wenn du MWST-pflichtig bist (Umsatz über CHF 100'000 pro Jahr oder freiwillige Unterstellung). Falls nicht, kannst du direkt zu Schritt 4 springen.
Die MWST-Jahresabstimmung dient dazu sicherzustellen, dass die im Laufe des Jahres deklarierten MWST-Beträge mit den tatsächlichen Zahlen aus deiner Buchhaltung übereinstimmen. Differenzen können entstehen, wenn Rechnungen nachträglich korrigiert oder storniert wurden.
- Umsatzabstimmung: Vergleiche den in der Buchhaltung erfassten Umsatz mit den in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsätzen.
- Vorsteuerabstimmung: Falls du die effektive Methode nutzt, prüfe ob alle geltend gemachten Vorsteuern korrekt sind.
- Finalisierungsabrechnung: Ergibt die Abstimmung eine Differenz, melde diese der ESTV über die Finalisierungsabrechnung (Formular «Jahresabstimmung»).
05 Schritt 4: AHV-Abrechnung prüfen
Im Laufe des Jahres hast du vierteljährliche AHV-Akonto-Zahlungen an die Ausgleichskasse geleistet. Beim Jahresabschluss solltest du prüfen, ob das bezahlte Akonto ungefähr zu deinem tatsächlichen Nettoeinkommen passt.
Vergleiche dein effektives Nettoeinkommen (der Gewinn aus deiner EAR) mit dem Einkommen, auf dem dein Akonto basiert. Bei einer starken Abweichung empfiehlt es sich, die Ausgleichskasse proaktiv zu informieren und das Akonto für das laufende Jahr anpassen zu lassen.
Geschätztes Einkommen (Vorjahr): CHF 50'000
Akonto-Beitrag (10.6%): CHF 5'300
// Tatsächliches Einkommen:
Effektiver Gewinn: CHF 60'000
Definitiver Beitrag (10.6%): CHF 6'360
// Differenz (Nachzahlung):
Nachzahlung bei def. Abrechnung: CHF 1'060
Die definitive Abrechnung erfolgt erst nach der Steuerveranlagung – das kann 1–2 Jahre dauern. Trotzdem ist es sinnvoll, die voraussichtliche Nachzahlung einzuplanen und entsprechende Rücklagen zu bilden.
06 Schritt 5: Steuererklärung einreichen
Sobald deine EAR steht und alle Abstimmungen gemacht sind, geht es an die Steuererklärung. Als Einzelunternehmer deklarierst du den Geschäftsgewinn als Teil deines persönlichen Einkommens – eine separate Unternehmenssteuererklärung gibt es nicht.
Die Frist für die Steuererklärung variiert je nach Kanton, liegt aber in den meisten Kantonen beim 31. März des Folgejahres. In vielen Kantonen kannst du kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr eine Fristverlängerung beantragen – teilweise bis September oder sogar November.
Folgende Unterlagen reichst du mit der Steuererklärung ein:
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR): Die vollständige Aufstellung deiner geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben
- Verzeichnis der geschäftlichen Aktiven: Falls du Betriebsmittel besitzt (Computer, Fahrzeuge, etc.)
- Schuldenverzeichnis: Falls geschäftliche Schulden bestehen
- Privatanteil-Berechnung: Falls du Geschäftsfahrzeuge, Telefon oder Räume auch privat nutzt
07 Checkliste zum Abhaken
Hier die komplette Jahresabschluss-Checkliste auf einen Blick. Arbeite die Punkte der Reihe nach ab:
| # | Aufgabe | Frist |
|---|---|---|
| 1 | Alle Belege des Jahres zusammentragen | Januar |
| 2 | Bankauszüge vollständig prüfen und abgleichen | Januar |
| 3 | Offene Rechnungen (Debitoren/Kreditoren) klären | Januar |
| 4 | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) erstellen | Februar |
| 5 | MWST-Jahresabstimmung durchführen (falls pflichtig) | Bis 30. Juni |
| 6 | AHV-Akonto prüfen und ggf. anpassen lassen | Februar |
| 7 | Privatanteile berechnen (Fahrzeug, Telefon, etc.) | Februar |
| 8 | Anlageverzeichnis aktualisieren | Februar |
| 9 | Steuererklärung ausfüllen und einreichen | 31. März* |
| 10 | Alle Unterlagen sicher archivieren (10 Jahre) | Laufend |
* Frist variiert je nach Kanton. Fristverlängerung in den meisten Kantonen möglich.
08 Häufige Fragen zum Jahresabschluss
Wann ist die Frist für die Steuererklärung?
Die Frist variiert je nach Kanton, liegt aber meist am 31. März des Folgejahres. In vielen Kantonen kannst du kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr eine Fristverlängerung beantragen – teilweise bis September oder November.
Brauche ich einen Treuhänder für den Jahresabschluss?
Nein, als Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz bist du nicht verpflichtet, einen Treuhänder beizuziehen. Mit einer sauberen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und allen Belegen kannst du den Abschluss selbst erstellen. Ein Treuhänder kann aber bei komplexeren Situationen hilfreich sein.
Was passiert, wenn ich die Steuerfrist verpasse?
Reichst du die Steuererklärung nicht fristgerecht ein, erhältst du zunächst eine Mahnung mit einer Nachfrist. Reagierst du auch dann nicht, kann die Steuerbehörde eine Ermessensveranlagung vornehmen – oft zu deinem Nachteil. Zudem drohen Bussen und Verzugszinsen.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Gemäss OR Art. 958f beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das gilt für alle Belege, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und die Buchhaltung selbst – sowohl in Papierform als auch digital.